Някои въпроси относно протокола за заседание на общото събрание на акционерите

 

доц. д-р Николай Колев, Институт за държавата и правото при БАН

 

Линк към pdf копие: тук.

 

1. Тълкуването на всички алинеи на чл. 232 ТЗ сочи недвусмислено на извода, че задължително е наличието на протокол за всяко проведено общо събрание, който трябва да отговаря на определени изисквания за съдържание и приложения. Смисълът на това изискване е да се осигури възможност на всички акционери да се запознаят с взетите от общото събрание решения и всички подробности около тях, с което се гарантира упражняване на членствените им права, в частност – правото им на сведения за дейността на дружеството. Това, че законодателят е поставил акцента именно върху протоколите, а не на начина на тяхното подреждане и съхраняване, личи и от самото заглавие на чл. 232 ТЗ. Ето защо, ако е съставен протокол за заседанието на общо събрание, то липсата на протоколна книга, в която същият да бъде отразен, не може да обоснове незаконосъобразност на взетите решения от общото събрание1. Протоколът за заседанието на общото събрание е частен свидетелстващ документ за това, което е отбелязано в него, и представлява доказателство и се ползва с доказателствена сила, доколкото издателят му удостоверява неизгодни за себе си факти2.

За всяко заседание на общото събрание на акционерите трябва да се състави протокол в специална книга, който има задължително минимално съдържание, посочено в чл. 232, ал. 1 ТЗ. Протоколът съдържа описателно – констативно изявление за реализацията в отнапред установена последователност на определени юридически факти, които в своята съвкупност формират сукцесивния фактическия състав на провеждането на общото събрание. Така протоколът констатира: 1. мястото и времето на провеждане на заседанието; 2. имената на председателя и секретаря, както и на преброителите на гласовете при гласуване; 3. присъствието на членовете на съветите (съвет на директорите, управителен и надзорен съвет), на представителя на наетите лица по чл. 220, ал. 3 ТЗ и на други лица, които не са акционери, както и на акционери с привилегировани акции без право на глас; 4. направените предложения по същество; 5. проведените гласувания и резултатите от тях; 6. направените възражения.

Протоколът съставлява удостоверителен документ, който доказва протичането на заседанието на общото събрание (включително къде и кога то се е състояло), наличния кворум и кои лица освен акционерите са присъствали, съдържанието на проведените разисквания и на направените предложения (процедурни и по същество), какви процедурни решения и решения по същество са приети и с какво мнозинство. Като писмено доказателствено средство той се използва за установяване на тези юридически факти както в производството по вписване и заличаване на обстоятелства и обявяване на актове в търговския регистър, така и в различни съдебни производства – например при обжалване на отказ на длъжностното лице по регистрацията (чл. 25 ЗТРРЮЛНЦ), при иск за установяване на нищожност или недопустимост на вписването, както и за несъществуване на вписано обстоятелство (чл. 29 ЗТРРЮЛНЦ), при иск за отмяна на решение на общо събрание (чл. 74 ТЗ), при иск за защита на членствени права (чл. 71 ТЗ), иск за оспорване на преобразуване (чл. 263о ТЗ), и т.н. Значението на протокола като писмено доказателство е подчертано от изискването протоколите и приложенията към тях да се пазят най-малко 5 години и при поискване да се предоставят на всеки акционер (чл. 232, ал. 5 ТЗ).

ВКС е разгледал следния казус. Както в представените по реда на чл. 223а ТЗ проекторешения, така и в оповестения в началото на събранието дневен ред, е включена промяна на адреса на управление на дружеството. В приетото решение за промяна на адреса е изписан друг адрес, различен от предложения на гласуването. Според ВКС не може да се приеме извод, че дори това несъответствие да се дължи на допусната явна фактическа грешка в протокола от събранието, за взети трябва да се считат отразените в него окончателни решения независимо от останалите данни в протокола и от писмените материали, свързани с дневния ред на събранието, защото това не съответства на действителната воля на участниците в събранието, която трябва да се изведе чрез тълкуване. На гласуване е поставено предложение за нов адрес на управление, поради което и приетото решение за изменение на адреса на управление се отнася именно до този адрес. Допускането на техническа грешка в протокола при изписване на приетото решение за изменение на адреса на управление не може да води до подмяна на волята на акционерите3.

2. Протоколът за заседанието на общото събрание на акционерите се подписва задължително от точно определени в закона лица – председателя и секретаря на събранието и преброителите на гласовете (чл. 232, ал. 2 ТЗ)4. Той може да бъде подписан и от други лица, например от новоизбраните членове на съвета на директорите или на надзорния съвет, но това не е необходима предпоставка за валидността му. Веднъж подписан, протоколът не може да бъде изменян и допълван с последващи протоколи.

Председателят и секретарят на събранието и преброителите на гласовете не са органи на дружеството – те не са предвидени като такива в чл. 219 ТЗ. Те изпълняват процедурни функции, чиято реализация е необходима за провеждането на общото събрание и най-вече за гласуването и приемането на решения от акционерите. За разлика от управлението и представителството на дружеството функциите на председателя, секретаря и преброителите на гласовете не са институционализирани от закона в самостоятелни постоянно действащи органи, а се осъществяват в рамките на всяко конкретно заседание на общото събрание и са необходима предпоставка за нормалното протичане на заседанието. От момента на избора си тези лица встъпват в правоотношение с акционерното дружество и поемат определени задължения – да председателстват събранието (председателя и секретаря, който подпомага дейността на председателя) и да преброяват на гласовете. Между тях и акционерното дружество може да има и друго правоотношение – трудово или облигационно по своя характер, което да урежда не само тази тяхна дейност, но и други права и задължения, например тези лица може да са служители на дружеството – юрисконсулт, счетоводител, касиер и т.н., които нормално упражняват друга дейност в дружественото предприятие въз основа на трудов договор, или да са ангажирани от дружеството въз основа на граждански договор лица, например адвокат на дружеството поема позицията на председател на заседанието. Изпълняването на тези функции (председател, секретар и преброители) на всяко заседание на общото събрание и подписването на протокола от лицата, които са се ангажирали с тези функции, е задължителна процедурна предпоставка за законосъобразното приемане на решенията от общото събрание (процедурни и по точките от дневния ред, посочен в поканата за общото събрание).

В акционерната практика председателят и секретарят на събранието и преброителите на гласовете се избират ad hoc на всяко заседание на общото събрание с нарочно процедурно решение в началото на заседанието. Това е и логиката на закона – виж чл. 222, ал. 4 ТЗ. Но уставът може да съдържа и други разрешения. Възможно е уставът да допуска или изисква акционерите да изберат определени лица, които да изпълняват перманентно или за определен срок (например в рамките на календарната година) тези функции на всяко едно заседание на общото събрание, без да бъде необходимо на всяко конкретно заседание да се провежда нов избор, или е дори възможно имената на тези лица да бъдат посочени в устава на дружеството (което би било рядка хипотеза). Такива разрешения улесняват в известна степен провеждането на заседанието, защото освобождават акционерите от необходимостта да провеждат избор ad hoc на всяко заседание. Но дори и при тези други хипотези, предвидени в устава, не сме изправени пред орган на дружеството.

3. Председателят, секретарят и преброителите на гласовете не разполагат с официални удостоверителни функции, затова подписаният от тях протокол има характер не на официален, а на частен удостоверителен документ. Фактите, които са констатирани в него, могат да се установяват и могат да се оборват с всички доказателствени средства, включително с други писмени доказателства, както и със свидетелски показания. На второ място, ако за едно и също заседание на общото събрание са изготвени два или повече протокола с противоречиво съдържание, то реализираните юридически факти на заседанието на общото събрание неизбежно ще се установяват с други писмени документи или със свидетелски показания. Ако се установи, че решенията, посочени в протокола като приети от акционерите, в действителност не са приети или са с друго съдържание, то протоколът е неистински документ, а решенията, посочени в него, са нищожни. Фактът, че е посочена невярна дата, на която решенията на общото събрание са приети, не води до тяхната нищожност, понеже тази дата може да бъде установена с други доказателства.

За да послужи фактът, че протоколът за заседанието на общото събрание не отговаря на изискванията на чл. 232, ал. 1 и 2 ТЗ, като основание за отмяна на решението на общото събрание, той трябва да бъде релевиран от ищеца по иск по чл. 74 ТЗ. Съдът не следи служебно за опорочеността на решенията на общото събрание поради неспазване на изискванията за формата и съдържанието на протокола. Ищецът по иск по чл. 74 ТЗ, който твърди, че неговите предложения и възражения срещу приемането на определено решение не са били отразени в протокола, и на това основание претендира отмяна на решението на общото събрание, трябва да посочи конкретното съдържание на неговите предложения и възражения и да докаже, че ги е направил по време на заседанието. Отделно трябва да се прецени и дали фактът, че предложенията и възраженията на акционера не са протоколирани, води до материална или процесуална незаконосъобразност на приетото решение на общото събрание.

4. Не може да се приеме разбирането, че протоколът за заседанието на общото събрание се ползва с доказателствена сила, доколкото издателят му удостоверява неизгодни за себе си факти (т.е. решения по същество). Възможно е председателят, секретарят и преброителите на гласовете да са лица, които в друго свое качество имат изгода от решенията по същество, приети от общото събрание – например те може да са акционери (и общото събрание да приеме решение за разпределение на дивиденти), членове на съветите (които например биват освободени от отговорност с протоколираното от тях решение на общото събрание) и др. под. Но председателят, секретарят и преброителите на гласовете не съставят и подписват протокола в това си друго качество (което поражда тяхната изгода от протоколираните решения), а като лица, които са избрани от акционерите да съдействат за провеждането на заседанието на общото събрание и да изготвят изисквания от закона документ (протокола), който доказва начина на протичане на заседанието и приемането на решенията. В протокола те констатират факти, които не могат да се разглеждат като изгодни или неизгодни за председателя, секретаря и преброителите на гласовете, понеже приетите решения по същество не ги засягат в това им качество (като председател, секретар и преброители на гласовете). На второ място, акционерите не остават без защита и ако считат, че протоколът не отразява вярно протичането на общото събрание и в частност – ако твърдят, че решенията по същество, отразени в протокола като приети на заседанието, в действителност не са приети, те могат да доказват неистинността на протокола с всички доказателствени средства. В обобщение, фактът, че решенията на общото събрание по точките от дневния ред могат да ползват по някакъв начин председателя, секретаря и преброителите на гласовете с оглед на някакво друго тяхно качеството (акционер, член на съвет или друго качество), по никакъв начин не опорочава доказателствената сила на протокола за заседанието.

5. Наличието на кворум за провеждане на общото събрание на акционерите се установява от списъка на акционерите5. Ако акционер не се е подписал в списъка на акционерите, но от изказванията му в протокола от общото събрание е видно, че е присъствал на събранието, то номиналната стойност на акциите му трябва да се вземе предвид при изчисляване на кворума6. Компютърен списък на акционерите към дата, която предхожда датата на общото събрание на акционерите, както и стенограмата от събранието, в която фигурира само констатация за наличието на кворум, не могат да заменят изискванията на чл. 225 ТЗ за списък на акционерите7. Не може акционер в производство по иск по чл. 74 ТЗ да оспорва подписите на акционерите в списъка на акционерите с довода, че подписите, положени в списъка на акционерите, не са на лицата, за които се твърди, че са ги положили8. Само акционерът може да оспори валидността на гласуването му или представителството му в общото събрание на акционерите9.

Към протокола задължително трябва да се приложи списъкът на присъстващите на заседанието акционери (чл. 232, ал. 3, т. 1 ТЗ). Той трябва да съдържа информация за имената на присъстващите акционери или на техните представители и броя на притежаваните или представлявани акции. Акционерите и представителите удостоверяват присъствието си с подпис. Липсата на информация за представителя на акционера не опорочава списъка на акционерите, ако в текста на самия протокол е посочено името на представителя. Фактът, че определен акционер не фигурира в списъка на акционерите, не е достатъчно, за да се приеме, че той се е явил на датата и мястото на провеждане на заседанието, но не е допуснат до участие на заседанието, защото невключването на акционера в списъка на акционерите може да се дължи на факта, че той въобще не е присъствал на датата и мястото на провеждане на заседанието.

Списъкът на акционерите се заверява от председателя и секретаря на общото събрание. При съставяне на списъка трябва да се провери колко акции притежава съответният акционер (и от коя дата ги притежава, ако притежаването на акциите от определена дата е предпоставка за упражняване на правата по тях, например при публичното дружество – вж. чл. 115б, ал. 1 ЗППЦК), както и надлежното представителство на акционерите (т.е. наличието на представителна власт на пълномощниците или на законните представители на акционерите е факт, който трябва да се провери от председателя и секретаря на събранието, и наличието на този факт трябва да се удостовери от тях в списъка на акционерите). Тези факти се доказват от списъка на акционерите и затова няма основание в хода на регистърното производство да се представят за доказване на тези факти освен списък на акционерите още и копия от временните удостоверения (акциите), книгата на акционерите, пълномощни от акционери, удостоверения за правно положение на акционери – юридически лица, които не са вписани в търговския регистър към Агенцията по вписванията, пълномощия и т.н., и при непредставяне на тези документи регистърното производство да завършва с отказ за вписване или заличаване на обстоятелството или за обявяване на акта. Списъкът на акционерите удостоверява какъв е бил наличният на заседанието кворум, който е процедурна предпоставка за законосъобразност и уставосъобразност на приетите решения по същество (т.е. по точките от дневния ред на поканата за общото събрание) и това е установеното от закона доказателствено средство. Смисълът на закона не е длъжностното лице по регистрацията да проверява и анализира отново всички документи, които председателят и секретарят на заседанието вече са проверили и анализирали. Противното би означавало да се обезсмисли съществена част от задачите и функциите на председателя и секретаря на събранието.

6. Към протокола трябва да се приложат задължително и документите, свързани със свикването на общото събрание (чл. 232, ал. 3, т. 2 ТЗ). Това са например връчените на акционерите покани, решението за свикване на общото събрание, както и документите, които доказват изпълнението на специални изисквания за надлежното свикване на общото събрание при определени видове акционерни дружества, например изпращане на КФН на поканата за общото събрание на публичното дружество (чл. 115, ал. 5 ЗППЦК). В тази група от документи не се включват документите, които трябва да се предоставят на акционерите на основание чл. 224 ТЗ, защото документите по чл. 224 ТЗ не касаят изпълнението на елементите от процедурата по свикване на общото събрание, а касаят съдържанието на решенията по същество, които предстои да се приемат от акционерите съобразно дневния ред в поканата за общото събрание.

7. Посочените в чл. 232, ал. 3 ТЗ документи задължително трябва да се представят пред търговския регистър в хода на регистърното производство ведно с протокола, тъй като представляват неразделна част от него, като доказват наличието на предпоставките за законосъобразното провеждане на заседанието на общото събрание.

8. Констативният нотариален протокол за проведено заседание на общото събрание на акционерите има характера на частен документ10.

Разпоредбата на чл. 572 ГПК последователно разграничава, че страни в нотариалното производство са лицата, от чието име се иска извършване на нотариалното действие, докато качество на „участващи“ в същото това производство имат лицата, чието лично изявление нотариусът удостоверява. Същевременно съставянето на констативен протокол по чл. 593 ГПК представлява нотариално удостоверяване по смисъла на чл. 569, т. 3, предл. 3-то ГПК досежно явяването или неявяването на лица пред нотариуса за извършване на действия пред него, но също и относно съгласието или несъгласието на явилите се лица за извършването на съответните действия. Всички възможни други изявления, направени от участващи в общото събрание на АД негови акционери, имат място (подлежат на отразяване) единствено в нарочния протокол за него по чл. 232 ТЗ, воден в специалната книга на този вид търговец. Това налага извод, че поправка на нотариалния констативен протокол може да иска не само „акционер или член на съвет“ на АД, който е инициирал производството по чл. 593 ГПК, но също и всеки от останалите акционери в същото дружество, но само доколкото този протокол отразява собственото им съгласие или несъгласие с извършването на определено действие (напр. гласуване по точка от дневния ред). Аргументът в подкрепа на това разбиране е субсидиарното приложение на чл. 580 ГПК, а това включва посочването в съдържанието на документа по чл. 593 ГПК на имената на лицата, които участват в производството11.

По искане на акционер или член на съвет на заседанието на общото събрание може да присъства нотариус, който да състави констативен протокол по чл. 593 ГПК (чл. 234, ал. 4, изр. първо ТЗ). Констативният протокол не може да замести протокола по чл. 232, ал. 1 ТЗ, т.е. дори и когато се състави констативен протокол, трябва да се състави и протокол, подписан от председателя и секретаря на събранието и преброителите на гласовете.

Ако акционер или член на съвет отправи искане до дружеството на заседанието на общото събрание да присъства нотариус, дружеството няма задължение да ангажира услугите на нотариус и да осигури присъствието му на заседанието. Акционерът или членът на съвета е длъжен да осигури присъствието на нотариуса и той трябва да заплати нотариалните разноски за изготвяне на констативния протокол, а задължението на дружеството е само да допусне присъствието на нотариуса на заседанието на общото събрание. Нотариалният протокол трябва да се подпише освен от нотариуса и от молителя, по чиято инициатива той е изготвен (т.е. от акционер или член на съвета), а не от представител на дружеството.

В протокола по чл. 232, ал. 1 ТЗ преди пристъпване към обсъждане и гласуване на решенията по същество трябва да се констатира присъствието на нотариуса (и да се посочи кой нотариус присъства) и по чие искане той присъства. Това е необходимо, понеже препис от констативния протокол се прилага към протокола от общото събрание (чл. 232, ал. 4, изр. второ ТЗ). За да се отрази присъствието на нотариуса в протокола по чл. 232, ал. 1 ТЗ, е необходимо акционерът или членът на съвета да поиска това – искането може да бъде подадено в писмена форма до дружеството преди деня на заседанието или да бъде адресирано на самото заседание до неговия председател в писмена или устна форма (но преди да започне разглеждането по същество и гласуването на решенията по точките от дневния ред). Председателят трябва да уведоми присъстващите на заседанието лица (не само акционерите, но и другите присъстващи лица – членове на съветите, представителя на наетите лица по чл. 220, ал. 3 ТЗ и др.) за постъпилото искане и присъствието на нотариуса да се констатира в протокола.

Не е необходимо приемане на процедурно решение на общото събрание на акционерите за допускане на нотариуса на заседанието на общото събрание. Противното означава да признаем възможността с процедурно решение да се откаже допускането на нотариуса. Но в разпоредбата на чл. 232, ал. 4 ТЗ е установено право, чието упражняване не зависи от съгласието или несъгласието на общото събрание на акционерите. На второ място, ако се иска присъствието на няколко нотариуси от различни акционери, трябва да се допусне присъствието на всички нотариуси. Ако се откаже присъствието на един или няколко от нотариусите, това би поставило определени акционери в неравнопоставено положение спрямо други. На трето място, разноските за изготвянето на констативния протокол се поемат и заплащат от молителя (т.е. акционера или члена на съвета) и дружеството не се натоварва с тях – от тази гледна точка също няма логика да се изисква процедурно решение за допускане на нотариуса на заседанието. Ако нотариусът не бъде допуснат до заседанието на общото събрание въпреки искането на акционера, то това съставлява процесуална незаконосъобразност на решението на общото събрание и то може да бъде отменено на това основание от съда, сезиран с иск по чл. 74 ТЗ (без значение дали акционерът, който е поискал изготвянето на нотариалния протокол, е бил допуснат до участие в заседанието и дали е упражнил правото си на глас).

 

Обхватът на официалната доказателствена сила на констативния протокол се урежда от нормата на чл. 593 ГПК. С него се удостоверяват явяването или не на посочените в констативния протокол лица за извършване на действия пред нотариуса и съгласието или несъгласието на явилите се лица със съответните действия. Нотариусът няма право да извършва удостоверявания на други факти и обстоятелства. Така нотариусът не може да проверява качеството „акционер“ на участващите в заседанието на общото събрание лица, дали те притежават и могат да упражняват право на глас и дали представителите на акционерите разполагат с представителната власт. Тези факти се проверяват от председателя и секретаря на заседанието и се удостоверяват в протокола по чл. 232, ал. 1 ТЗ и в списъка на акционерите. Ако тези факти все пак са удостоверени в констативния протокол, в тази му част той притежава характеристиката на частен (а не на официален) удостоверителен документ, понеже в тази му част той е изготвен извън обхвата на официалната удостоверителна власт на нотариуса.

  1. Р. № 745 от 28.06.2007 г. на ВКС по т. д. № 272/2006 г., II т. о.
  2. Р. № 1195 от 27.01.2006 г. на ВКС по т. д. № 564/2005 г., ТК (в казуса по делото решение на общото събрание за промяна на числеността на съвета на директорите от трима на четирима членове е било отменено по иск по чл. 74 ТЗ на основание на това, че е прието без да бъде направено предложение за приемането на такова решение на заседанието на общото събрание на акционерите; ВКС приема, че в протокола за проведеното общо събрание на акционерите при вземане на решението за промяна на числеността и състава на съвета на директорите на ответното АД не е отбелязано да са давани предложения за промяна на числения състав на съвета на директорите – от трима на четирима души, въпреки че такова решение е било прието от общото събрание на акционерите, и не уважава довода на ответника по иска, че в процесния случай се касае до технически пропуск при записването от протоколиста на събранието и че тази техническа грешка не опорочава волята на акционерите, гласували решението).
  3. Р. № 48 от 29.07.2013 г. на ВКС по т. д. № 830/2012 г., I т. о., ТК.
  4. Р. № 249 от 14.02.1996 г. на ВС по ф. д. № 139/1995 г., V г. о.: протоколът трябва да бъде подписан от преброителите на гласовете, което е изискване за неговата валидност, и неспазването на това изискване опорочава направените в протокола констатации.
  5. Р. № 140 от 10.07.1995 г. на ВС по ф. д. № 13/1995 г., V г. о.
  6. Р. № 140 от 10.07.1995 г. на ВС по ф. д. № 13/1995 г., V г. о.
  7. Р. № 140 от 10.07.1995 г. на ВС по ф. д. № 13/1995 г., V г. о.
  8. Р. от 25.06.2007 г. на ВКС по т. д. № 512/2006 г., ТК, I о.
  9. Р. от 25.06.2007 г. на ВКС по т. д. № 512/2006 г., ТК, I о.
  10. Р. № 437 от 4.07.2008 г. на ВКС по т. д. № 77/2008 г., II о., ТК.
  11. Опр. № 445 от 24.07.2009 г. на ВКС по ч. т. д. № 326/2009 г., I т. о., ТК.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *